Whistleblowing Linee Guida ANAC: Punti chiave e checklist operativa
Il 26 novembre 2025, il Consiglio dell’Autorità Nazionale Anticorruzione ha approvato le Linee Guida n. 1/2025 (Delibera n. 478), dedicate specificamente ai canali interni di segnalazione. Questo intervento normativo nasce dall’esigenza di completare il quadro avviato con il d.lgs. n. 24/2023, armonizzando le pratiche operative e risolvendo le criticità emerse durante il monitoraggio condotto dall’Autorità nel 2023. Parallelamente, con la Delibera n. 479, ANAC ha aggiornato le indicazioni sulle segnalazioni esterne per garantire la coerenza sistematica tra i diversi canali. L’obiettivo primario non è solo l’adempimento burocratico, ma la promozione di una cultura dell’integrità che protegga i segnalanti dalle ritorsioni e valorizzi il whistleblowing come strumento di prevenzione della corruzione e tutela del bene comune.
Di seguito, i punti chiave per verificare la piena conformità della tua organizzazione agli standard 2026.
Tabella dei Contenuti
Governance e Autonomia Decisionale
- Piena autonomia del Gestore della segnalazione: Verificare che il gestore della segnalazione (persona fisica, ufficio interno autonomo o soggetto esterno incaricato di ricevere, esaminare e gestire le segnalazioni) possa condurre l’istruttoria e decidere l’esito (archiviazione o fondatezza) in totale indipendenza, operando in maniera imparziale ed equidistante rispetto alle parti coinvolte.
- Divieto di supervisione gerarchica: Assicurarsi che l’organo di indirizzo aziendale (CdA o vertice politico-amministrativo) non eserciti poteri di supervisione sulle singole segnalazioni; il suo ruolo è limitato al monitoraggio generale del funzionamento della procedura.
- Nomina obbligatoria del Sostituto: Individuare preventivamente un sostituto del gestore per i casi di conflitto di interessi (es. se la segnalazione riguarda il gestore stesso) o assenze superiori a sette giorni.
Istituzione e Consultazione Sindacale
- Consultazione preventiva: Prima di attivare o aggiornare sostanzialmente il canale, l’ente deve aver trasmesso un’informativa alle rappresentanze sindacali aziendali (ove presenti) e alle organizzazioni territoriali delle associazioni sindacali più rappresentative sul piano nazionale.
Tale informativa deve riguardare le modalità di presentazione della segnalazione, la gestione del processo, l’individuazione del gestore, la formazione specifica del personale addetto, nonché la modalità di diffusione all’interno dell’ente delle informazioni relative all’utilizzo del canale.
- Formalizzazione del processo: Definire le procedure di ricezione e gestione in un apposito atto organizzativo o nel Modello 231, con definizione dei compiti e poteri del soggetto destinatario delle segnalazioni, delle modalità per il ricevimento e la gestione e dei termini di conservazione.
Requisiti Tecnologici e Sicurezza
- Superamento di Email e PEC: Nell’ambito delle valutazioni per individuare le modalità di segnalazione in forma scritta, il ricorso alla posta elettronica (ordinaria o certificata) deve essere considerato di per sé non adeguato a garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, se non accompagnato da specifiche contromisure tecniche opportunamente giustificate quali misure di mitigazione del rischio individuate in sede di valutazione di impatto.
- Piattaforma informatica sicura: Prediligere software dedicati che utilizzino strumenti di crittografia per i dati a riposo e in transito e garantiscano interlocuzioni riservate tramite codici univoci (Key Code).
In caso di utilizzo di software dedicato, occorre valutare sia l’idoneità delle misure di sicurezza del sistema sia la piena conformità ai principi di Privacy by Design e Privacy by Default. - Non tracciabilità della rete: Garantire che l’accesso al canale dalla rete aziendale (tramite firewall o proxy) non permetta di tracciare l’identità di chi effettua la segnalazione.
Qualora non si adotti una piattaforma informatica, è possibile prevedere modalità organizzative idonee a separare i dati identificativi dalla segnalazione, garantendo una protocollazione riservata.
Procedura Istruttoria e Tempi Certi
Avviso di ricevimento di segnalazione: Rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione ricevuta tramite il canale interno (in forma scritta o orale), ossia una comunicazione che confermi formalmente l’avvenuta presa in carico della segnalazione da parte del gestore della segnalazione, entro 7 giorni dalla data di ricezione della stessa.
Riscontro finale: Comunicare al segnalante l’esito dell’istruttoria svolta sulla segnalazione (anche in forma interlocutoria nei casi di particolare complessità) entro 3 mesi dalla data di trasmissione dell’avviso di ricevimento della segnalazione.
Privacy e Protezione dei Dati
- DPIA Obbligatoria: Effettuare una valutazione di impatto sulla protezione dei dati prima di attivare il sistema di segnalazione e quindi prima di effettuare i trattamenti di dati ad esso inerenti.
- Cancellazione dei dati: Garantire la cancellazione delle segnalazioni e della documentazione non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale, nei limiti previsti dalla normativa.
- Minimizzazione: Eliminare senza indugio i dati personali manifestamente non utili al trattamento di una specifica segnalazione.
Multicanalità e Modalità di Segnalazione
- Garanzia del Canale Orale: Assicurare la possibilità di segnalare sia in forma scritta sia in forma orale tramite linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o, su richiesta, incontro diretto in luoghi che garantiscano la riservatezza.
- Accessibilità del Canale: Garantire che il canale interno sia facilmente accessibile da parte di tutti gli aventi diritto, inclusi consulenti e soggetti diversi dai dipendenti.
- Gestione Segnalazioni Anonime: Disciplinare internamente se trattare le segnalazioni anonime come ordinarie; l’ente è comunque tenuto a registrarle e conservarle.
- Errori di invio: Istruire il personale affinché segnalazioni ricevute per errore da uffici non competenti siano trasmesse al gestore entro 7 giorni con la massima riservatezza.
Sanzioni
- Prevenzione Sanzioni ANAC: Effettuare attività di verifica periodica sulla compliance del sistema al fine di prevenire sanzioni amministrative pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro applicabili all’organo di indirizzo aziendale nei casi previsti.
Gruppi Societari
- Regole per i Gruppi: Le società sotto i 249 dipendenti possono condividere il canale; quelle sopra tale soglia devono istituire canali indipendenti, pur potendo esternalizzare la gestione a terzi o alla capogruppo tramite contratto specifico.
Formazione e Cultura dell’Integrità
- Formazione specifica per i Gestori: Favorire lo sviluppo di competenze specialistiche su normativa, privacy e tecniche istruttorie.
- Formazione generale per il personale:
Programmare una formazione regolare e con cadenza periodica per sensibilizzare tutti i dipendenti sull’uso dei canali e sulle tutele contro le ritorsioni, promuovendo il whistleblowing come strumento di prevenzione e tutela.
Cosa devono fare le organizzazioni?
Le organizzazioni dovrebbero impostare il whistleblowing come un processo strutturato: definire e formalizzare ruoli e responsabilità (in primis il gestore della segnalazione), assicurare canali effettivamente fruibili e coerenti tra loro, disciplinare modalità e tempi di gestione, e presidiare riservatezza e correttezza dei comportamenti attraverso regole interne chiare e formazione regolare e periodica. L’adeguatezza del sistema si misura soprattutto nella capacità di garantire una gestione ordinata, coerente e tracciabile delle segnalazioni, nel rispetto delle tutele previste.
Se state aggiornando il canale interno alla luce delle Linee Guida ANAC n. 1/2025, possiamo supportarvi con un check-up tecnico sulla governance del canale, procedura, misure di riservatezza e allineamento privacy, restituendo un gap assessment e un piano di adeguamento documentale e operativo.
