Un sistema di gestione è un po’ come una frittata dove tutti gli ingredienti sono miscelati in modo consapevole in modo da ottenere un risultato preciso. Se volessimo fare una frittata tenendo separate le uova avremmo due risultati possibili:
1.Riusciamo a tenere separate le uova ma non riusciamo a fare una frittata.
2.Riusciamo solo in parte a tenere separate le uova e quindi facciamo una cosa che sembrerebbe una frittata ma non lo è.
Capita così anche nelle organizzazioni dove non possiamo mai dire che ci siano più sistemi di gestione.
L’organizzazione è unica ed il sistema di gestione è unico; semplicemente viene declinato in alcune sue parti in funzione del tipo di risultato che vogliamo ottenere.
Così, per esempio, per una frittata con le verdure, useremo la base delle preparazioni per la frittata comune a tutte le frittate a cui poi aggiungeremo alcuni ingredienti specifici.
Quello che a volte invece avviene è che, ai diversi schemi di certificazione (Qualità, ambiente e sicurezza, per citare quelli che vanno per la maggiore), corrispondono diversi enti aziendali, diversi manuali, diverse procedure che necessariamente devono in alcuni momenti interagire ma che stanno invece su binari paralleli.
Non sto parlando della integrazione formale delle procedure quanto invece di quella sostanziale dei processi gestionali. Insomma, una “non frittata” con le uova separate”.
Qualche esempio?
- Esistono un piano della formazione per la qualità, uno per i processi lavorativi, uno per la sicurezza sul lavoro, etc. Questi piani sono gestiti da enti differenti che spesso non si “parlano”.
- Le job description e le job competence sono patrimonio delle risorse umane ed è difficile che i contenuti di qualità ambiente e sicurezza entrino in maniera precisa nelle job competence; molto più facile che qualità, sicurezza ed ambiente abbiano il loro piano della formazione che però sarà meno puntuale sotto il profilo del metodo di individuazione delle competenze.
- Il processo di gestione degli acquisti e degli appalti è uno solo ma spesso ci sono procedure semi-integrate con la qualità e non integrate con la sicurezza e l’ambiente. Ma il processo di acquisto è uno solo, ha un suo owner che deve essere supportato nell’integrare nel processo le specifiche dei differenti schemi di gestione.
Tutto questo determina alcune conseguenze per l’organizzazione:
- Moltiplicazione inutile degli strumenti di gestione
- Moltiplicazione delle giornate uomo dedicate alla gestione di singoli processi
- Perdita di visione d’insieme della gestione aziendale
- Difficoltà nella costruzione di una dashboard realmente utile ed omogenea per le analisi del management
- Aumento della caratterizzazione organizzativa per funzioni piuttosto che per processi
Insomma… il contrario di un sistema integrato non sono più sistemi. Il contrario di un sistema integrato è un sistema “disintegrato“.
