Il registro dei trattamenti privacy (o anche spesso chiamato registro delle attività di trattamento dati) rappresenta uno degli elementi importanti per la conformità alla normativa europea sulla protezione dei dati, il GDPR. Nell’era digitale in cui viviamo, la protezione dei dati personali è una delle priorità per le Organizzazioni di ogni settore. La crescente consapevolezza sui diritti dei cittadini e le sempre più stringenti normative sulla privacy, come il regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea, hanno reso necessaria l’implementazione di misure adeguate a garantire la sicurezza delle informazioni personali.
Il registro dei trattamenti privacy documenta tutte le attività che coinvolgono i dati personali, consentendo alle Organizzazioni di avere una visione chiara dei dati che gestiscono e delle misure di sicurezza adottate per proteggerli e di rispondere in modo efficace alle richieste delle autorità di controllo. Una corretta implementazione del Registro dei Trattamenti Privacy ha impatti positivi sulla gestione interna dei dati e sulla riduzione dei rischi di violazione della privacy.
Che cos’è il registro delle attività di trattamento privacy?
Il registro dei trattamenti è generalmente un documento (cartaceo od in formato elettronico) in cui le Organizzazioni registrano tutte le informazioni relative alle attività di trattamento dei dati personali che svolgono. È un requisito specifico del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea.
Il Registro dei Trattamenti Privacy svolge diversi ruoli chiave nell’ambito della conformità alle normative sulla protezione dei dati. In primo luogo, aiuta le organizzazioni a comprendere appieno quali dati personali vengono trattati e a valutare se le operazioni di trattamento siano legittime e rispettino i principi di liceità, correttezza e trasparenza.
In secondo luogo, il registro favorisce una gestione consapevole dei dati personali all’interno dell’organizzazione, consentendo di identificare eventuali rischi e vulnerabilità e di adottare le adeguate misure di sicurezza per proteggere i dati.
In tema accountability (ovvero di responsabilizzazione dell’organizzazione), il Registro dei Trattamenti assume un ruolo fondamentale, in quanto dimostra la responsabilità dell’Organizzazione nella gestione dei dati personali e nella conformità alle normative sulla privacy. In caso di richieste da parte degli interessati o di verifiche da parte delle autorità di controllo, l’organizzazione può utilizzare il registro per fornire informazioni dettagliate sui trattamenti effettuati e dimostrare la conformità alle disposizioni normative.
Infatti, su richiesta, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento devono mettere il registro a disposizione dell’autorità di controllo.
Quando è obbligatorio il registro dei trattamenti?
Compilare un registro dei trattamenti è uno degli adempimenti fondamentali per ciascun titolare o responsabile del trattamento. L’articolo 30 del GDPR stabilisce che tutti i titolari e i responsabili di trattamento dei dati personali devono tenere un registro di tutte le attività di trattamenti dei dati effettuati.
Le Organizzazioni con meno di 250 dipendenti sono esenti dal redigere il registro dei trattamenti solo nel caso in cui si verificano contemporaneamente tutte queste situazioni:
- il trattamento non deve presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato;
- il trattamento non deve includere il trattamento di categorie particolari (in base all’art 9, paragrafo 1 del GDPR) o i dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’art. 10 del GDPR;
- il trattamento sia occasionale.
La deroga di cui sopra per cui non sussiste tale obbligo si può dire di rara applicazione.
Quali informazioni deve contenere il registro dei trattamenti?
I Titolari del Trattamento devono essere in grado di dimostrare di aver adeguato i processi aziendali in cui sono coinvolti dati personali alle regole poste dal GDPR, per questo il registro dei trattamenti deve contenere:
- nome e dati di contatto del titolare del trattamento, si riferisce all’identificazione dell’organizzazione o dell’entità che decide finalità e mezzi del trattamento dei dati personali. Nel caso di un’azienda, il titolare è l’organizzazione stessa;
- nome e dati di contatto del contitolare del trattamento, si riferisce all’identificazione di un’eventuale altra organizzazione terza che decide congiuntamente finalità e mezzi del trattamento dei dati personali;
- nome e dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (DPO), si riferisce all’identificazione di un’eventuale figura interna od esterna nominata responsabile della protezione dei dati. Tale nomina è obbligatoria nei casi previsti dall’art. 37 del GDPR;
- finalità del trattamento dei dati, si riferisce allo scopo per cui vengono trattati i dati, ovvero una descrizione dettagliata delle finalità per cui i dati personali vengono acquisiti, elaborati, memorizzati, comunicati, etc. Ad esempio, il trattamento potrebbe essere finalizzato alla gestione dei clienti, all’erogazione di servizi, alla gestione delle risorse umane, alla sicurezza informatica, ecc;
- categorie di interessati, identificazione delle diverse categorie di persone fisiche cui si riferiscono i dati personali trattati. Questi possono essere clienti, dipendenti, fornitori, partner commerciali o altre parti interessate;
- categoria di dati personali, ovvero la tipologia di dati trattati, queste categorie possono includere informazioni come dati anagrafici, dati di contatto, dati finanziari, dati particolari, dati giudiziari, ecc;
- categorie di destinatari a cui saranno comunicati i dati, ossia l’elenco delle categorie dei soggetti a cui i dati personali possono essere comunicati. Questi possono includere altre società, fornitori di servizi, autorità governative o entità autorizzate;
- responsabili del trattamento, ovvero il riferimento all’identificazione dell’organizzazione o dell’entità esterna a cui si affida il trattamento di dati personali per proprio conto. Questi possono includere svariate tipologia di fornitori, come ad esempio i fornitori di servizi cloud, ecc;
- trasferimenti internazionali, cioè se i dati personali vengono trasferiti verso paesi terzi al di fuori dell’Unione Europea o dell’area in cui si applica la normativa sulla protezione dei dati, è necessario indicare i paesi destinatari e le garanzie adottate per garantire un adeguato livello di protezione dei dati;
- tempi di conservazione, cioè il periodo per cui i dati personali verranno conservati;
- misure di sicurezza per proteggere i dati personali contro accessi non autorizzati, perdite, alterazioni o divulgazioni illecite. Si tratta di una descrizione generale delle misure organizzative e tecniche.
Esistono poi alcune altre informazioni che sarebbe fortemente raccomandato inserire:
- le basi giuridiche che giustificano il trattamento. In particolare, se il trattamento si basa sul consenso o sul legittimo interesse oppure su un obbligo di legge;
- la data di redazione e di ultimo aggiornamento;
- le funzioni aziendali/aree organizzative che si occupano di quel trattamento.
Anche le organizzazioni che operano come responsabili del trattamento devono provvedere a redigere, salvo esclusioni, un registro dei trattamenti. Tuttavia, i contenuti che il registro deve avere in questi casi sono differenti:
- nome e dati di contatto di ogni titolare del trattamento per conto di cui agisce, si riferisce all’identificazione delle organizzazioni o delle entità che affidano il trattamento dei dati personali;
- nome e dati di contatto del responsabile del trattamento, si riferisce all’identificazione di sé stesso;
- nome e dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (DPO), si riferisce all’identificazione di un’eventuale figura interna od esterna nominata responsabile della protezione dei dati. Tale nomina è obbligatoria nei casi previsti dall’art. 37 del GDPR;
- categorie dei trattamenti dei dati effettuati, si riferisce ad una descrizione dettagliata dei trattamenti effettuati;
- trasferimenti internazionali, cioè se i dati personali vengono trasferiti verso paesi terzi al di fuori dell’Unione Europea o dell’area in cui si applica la normativa sulla protezione dei dati, è necessario indicare i paesi destinatari e le garanzie adottate per garantire un adeguato livello di protezione dei dati;
- misure di sicurezza per proteggere i dati personali contro accessi non autorizzati, perdite, alterazioni o divulgazioni illecite. Si tratta di una descrizione generale delle misure organizzative e tecniche.
Come redigere il registro dei trattamenti privacy?
Sulla base della nostra esperienza, possiamo indicare i seguenti passaggi necessari per redigere il registro dei trattamenti privacy:
- identificazione dei trattamenti che l’organizzazione, includendo la raccolta, l’elaborazione, la conservazione, la comunicazione e la cancellazione dei dati. Questa attività, solitamente, può essere supportata da un’intervista a tutte le funzioni dei vari reparti dell’organizzazione;
- rilevazione delle informazioni, includendo tutte le informazioni pertinenti riguardanti le finalità del trattamento, le categorie di dati personali trattati, i destinatari, i trasferimenti, i tempi di conservazione e le misure di sicurezza adottate;
- strutturazione del registro, organizzando le informazioni per ogni attività di trattamenti individuale o per gruppi di trattamenti simili, in maniera chiara e coerente. Ad esempio si potrebbe utilizzare un tabella, un foglio di calcolo o dei template messi a disposizione della Autorità europee;
- aggiornamento periodico in base all’evoluzione delle attività di trattamento;
- coinvolgimento del Responsabile della protezione dei Dati nell’analisi e nella redazione del registro;
- conservazione del registro in maniera sicura e accessibile all’Organizzazione e alle autorità competenti.
Può essere utile avvalersi di consulenti esterni per garantire la corretta compilazione del registro.
Si raccomanda, al termine della redazione, di:
- verificare che nel registro siano stati inseriti i trattamenti derivanti da sistemi eventuali di sorveglianza e monitoraggio, quali ad esempio i sistemi di videosorveglianza e geolocalizzazione;
- verificare che quanto indicato nel registro sia coerente con quanto indicato nelle informative privacy redatte.
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