Ogni azione conta. Perchè certificarsi ISO 20121.

Le organizzazioni utilizzano i propri eventi per presentare se stessi, i loro prodotti e la propria competenza agli utenti di riferimento.

➡ Cosa si intende per evento?

“Assemblea programmata nel tempo e nello spazio dove viene creata un’esperienza e/o veicolato un messaggio”. (United Nations Environment Programme – UNEP 2009)

➡ Siete Event Planner? Lavorate nel mondo degli eventi? Siete convolti nelle diverse fasi e parte del processo di supply chain? Avete come core business l’organizzazione di eventi?

➡ Intendete certificare il vostro impegno di responsabilità, attraverso il monitoraggio di impatti economici, sociali ed ambientali?

Puoi rendere il tuo evento più sostenibile, indipendentemente dal tipo o dalle dimensioni:
con la ISO 20121.

? Cos’è la ISO 20121?

In breve – ISO 20121 è una norma internazionale che definisce i requisiti per lo sviluppo e l’implementazione di un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi. Fornisce delle linee guida e un modello di riferimento, che permettano agli organizzatori di eventi e fornitori di sviluppare un sistema sostenibile di gestione degli eventi stessi, limitando l’impatto sulla comunità e sull’ambiente. Non vengono imposti target o vincoli specifici.

Spesso ci troviamo di fronte allo scenario in cui gli eventi incidono pesantemente sulle risorse, sulla società e sull’ambiente, generando notevoli sprechi. Questi costi inutili si potrebbero ridurre, controllando l’impatto sociale, economico ed ambientale. Ogni azione conta.

?Per la prima volta la ISO 20121 è stata applicata durante le Olimpiadi di Londra nel 2012, mentre in Italia il primo evento certificato è l’EXPO di Milano 2016.

La ISO 20121 è stata sviluppata dal Project Commettee ISO/PC 250 – Sustainability in Event Management – in collaborazione con i vari rappresentanti a livello mondiale del mondo degli eventi, per renderla pratica e utile.

Affronta infatti tutte le fasi della catena di approvvigionamento e include linee guida di monitoraggio e misurazione.

➡ Quando un evento è sostenibile?

“Se ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”. (United Nations Environment Programme – UNEP 2009)

? Quali sono i soggetti coinvolti?

Sono coinvolti tutti i livelli e funzioni dell’organizzazione e la valutazione di tutte le aree della gestione.

? Quali elementi sono oggetto di valutazione?

? Perché la ISO 20121 è così importante?

In fase dell’organizzazione di un determinano evento non è scontato tenere in considerazione tutti gli aspetti finanziari, economici, sociali e ambientali. Concentrarsi anche sull’impatto ambientale, come per esempio la riduzione dei consumi energetici, l’uso di materiali ecosostenibili, l’acquisto di prodotti equosolidali, può permettere ad una organizzazione di rafforzare il proprio posizionamento competitivo e di essere all’avanguardia.

Certamente internet e i social media forniscono una panoramica e gli strumenti per capire la tematica della sostenibilità, ma il mondo degli eventi, con il contatto face-to-face, si è dimostrato altrettanto efficace per trattare varie problematiche, in questo specifico caso contribuendo a sensibilizzare e diffondere la cultura della sostenibilità.

? Quando applicare la norma ISO 20121?

Se l’organizzazione intende:

1. stabilire, implementare o migliorare un sistema di gestione sostenibile per tutti i tipi di eventi e soggetti coinvolti nel processo;
2. assicurare la conformità ad una policy di sviluppo sostenibile;
3. dimostrare internazionalmente la conformità della gestione dei processi.

? Quali benefici raggiunge chi adotta la ISO 20121?

L’organizzazione che punta a dimostrare la propria Responsabilità Sociale d’impresa può adottare una progettazione organizzativa, consentendo:

1. una riduzione dei rischi e dell’impatto economico dei costi, ambientale e sociale dell’evento;
2. un miglioramento dell’efficacia della generale gestione sostenibile dell’azienda, della credibilità e della trasparenza;
3. un aumento della redditività;
4. un miglioramento della competitività sul mercato;
5. una valorizzazione l’immagine e rafforza la reputazione e le relazioni con le parti interessate, gli stakeholder, gli investitori e i clienti;
6. una crescita sostenibile e spinta all’innovazione nella catena di fornitura, promuovendo un consumo più responsabile e alleviando la pressione sulle infrastrutture e sui servizi pubblici locali, riducendo il potenziale di conflitto nella comunità in cui l’evento viene ospitato.

In breve – L’organizzazione ha una vantaggio di risparmio, ottimizzando le prestazioni economiche della gestione attraverso il monitoraggio continuo, e un vantaggio reputazionale, dimostrando e condividendo con gli stakeholder le modalità e i risultati della gestione.

? Qual è l’approccio del GruppoRES?

1. Analisi contesto: conoscenza delle esigenze e delle aspettative degli stakeholders, delle minacce e delle opportunità;
2. definizione della leadership, delle responsabilità e dei ruoli, sulla base delle competenze, della comunicazione di ognuno;
3. definizione di policy e impegni in materia di sostenibilità;
4. definizione degli obiettivi da perseguire e il target di riferimento;
5. strutturazione della documentazione di supporto nella progettazione dell’evento;
6. monitoraggio durante l’evento, controllo operativo;
7. valutazione delle performance, con attività di audit di prima parte (interno) per verificare la conformità allo standard di riferimento, eseguiti in preparazione delle successive verifiche ispettive dell’Ente di certificazione;
8. attività del Riesame della Direzione per analizzare il lavoro svolto e rilanciare eventuali obiettivi per la prossima edizione;
9. affiancamento e supporto nell’attività di audit di terza parte, eseguito da un ente o organismo di certificazione indipendente, incaricato di eseguire audit di accertamento della conformità del sistema di gestione allo standard.

Le attività di verifica (audit) cambiano in base alla tipologia di organizzazione e/o di evento, carattere istituzionale, tecnico – divulgativo, ludico, culturale.

E’ possibile certificare il sistema di gestione di un singolo evento, di un evento ripetuto o più eventi eterogenei. Ricordiamo che è il sistema di gestione dell’evento ad essere conforme alla norma. L’evento non si può dichiarare conforme alla norma.

La certificazione di conformità è applicabile a soggetti pubblici o privati, di qualsiasi settore e dimensione, che partecipano ad una fase del ciclo di produzione di un evento.

? Scopri l’evento di Bit Fiera Milano, che ha ottenuto la certificazione ISO 20121.

GruppoRES ha collaborato con Fiera Milano per certificare ISO 20121 l’evento Bit – FieraMilano: case study

? Ulteriori approfondimenti:

Impresa sostenibile: come e perché farla (e con quali vantaggi)