La funzione principale dell’Organismo di vigilanza 231 è quella di controllo continuativo sulla adeguatezza e funzionalità del Modello Organizzativo per la prevenzione dei reati.
In questo ambito diventa un aspetto essenziale stabilire quali sono i flussi comunicativi che devono essere rivolti all’organismo di vigilanza al fine di consentire un monitoraggio della efficace adozione del Modello 231.
La norma stessa infatti dispone che il Modello deve “prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sulfunzionamento e l’osservanza dei modelli”.
ODV e flussi
Per ottemperare alla funzione indicata in premessa l’ODV deve dunque definire quali sono gli elementi di informazione che consentono un effettivo monitoraggio e che possono avere in alcuni casi ruolo di semplice comunicazione post factum (flussi ad hoc), mentre in altri casi la funzione di elemento predittivo di un andamento (flussi costanti).
A seguito di ciò l’ODV deve
- Mantenere un “canale informativo aperto” con le strutture di controllo
- Predisporre e coordinare un flusso informativo bidirezionale con gli organi societari
- Instaurare e mantenere relazioni continuative anche con ulteriori soggetti (ad esempio la società di revisione)
I flussi informativi nei confronti dell’OdV si possono ascrivere a due categorie:
- Flussi costanti
- Flussi a seguito di evento
I flussi costanti
i flussi costanti possono derivare:
- Dalle funzioni impattate da attività a rischio reato
- Dalle funzioni di controllo
- Dagli organi sociali
La periodicità del reporting verso l’’OdV ed il contenuto deve essere definito mediante l’elaborazione citata in premessa e dipendono dal settore in cui opera l’organizzazione, dalle dimensioni, dalla articolazione geografica ed organizzativa, etc.
La fase di definizione di tali flussi, della loro periodicità e delle modalità riveste quindi un ruolo fondamentale nel momento della sua pianificazione perchè ha il compito di restituire informazioni utili, leggibili ed utilizzabili al fine di interpretare l’andamento della gestione del modello organizzativo e della sua efficacia.
I flussi ad hoc
I flussi ad hoc destinati all’OdV sono generalmente ascrivibili a criticità rilevate puntualmente nella gestione del modello e possono riguardare:
- Procedimenti giudiziari in relazione a reati previsti dal Decreto;
- Risultanze di indagini interne dalle quali sono emerse infrazioni del Modello;
- Procedimenti disciplinari a carico di dipendenti per infrazioni del Modello o del Codice Etico;
- Segnalazione di possibili violazioni del Modello;
- Criticità nella applicazione degli strumenti di presidio del modello
- Infortuni o malattie professionali con esito superiore ai 40 giorni
Essendo il tema della comunicazione uno degli elementi presenti nella maggior parte degli schemi organizzativi maggiormente diffusi (ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, SA 8000, ISO 19600), va da sè che se vogliamo considerare il modello organizzativo dell’azienda come un modello unico che integra anche la capacità di prevenire i reati, non possiamo non considerare in modo approfondito il metodo che gli standard citati ci sottopongono al fine di integrare in un unico processo anche i flussi comunicativi in ambito 231.
