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Presupposti normativi del Travel Risk Management

normativa travel risk management

Il mondo di oggi è un luogo in continua evoluzione, con sempre più persone che si spostano per lavoro. E per questo è importante riconoscere i rischi connessi a esso e implementare efficaci sistemi di gestione dei rischi. Le caratteristiche di rischio di alcuni specifici paesi, il rischio pandemico, la situazione geopolitica in corso e la necessità di muoversi per lavoro, hanno sempre più posto il problema di considerare e garantire la salute e sicurezza del proprio personale dipendente durante i viaggi d’affari, conformandosi alle leggi e alle normative in vigore.

Quali sono i riferimenti normativi del Travel Risk Management?

Le modalità di gestione della sicurezza sul lavoro all’estero vanno sensibilmente differenziate a seconda che:

  • il Paese in cui si invia il lavoratore o la lavoratrice sia “in area UE”;
  • il Paese in cui si invia il lavoratore o la lavoratrice sia in un Paese “extra UE”.

Per entrambe le situazioni vale un principio:
la volontà delle parti decide quale regime normativo applicare. Il regime applicato non può privare però i lavoratori della protezione assicuratagli dalle norme imperative previste dalla legge, che sarebbe applicabile in mancanza di scelta (quella in cui si trova la sede che ha provveduto ad assumere il lavoratore).
In caso di invio di un lavoratore presso un Paese UE, è possibile per il datore di lavoro fare affidamento su un “substrato” comune di regole che permette una sorta di reciprocità tra i regimi giuridici applicabili (es direttiva 89/391).

Ne deriva che qualunque sia lo Stato dell’Unione Europea in cui venga svolta la prestazione, purché questo abbia recepito le direttive comunitarie in materia di salute e sicurezza sul lavoro, applicando la normativa locale, vengono sicuramente garantite misure di prevenzione con i livelli essenziali di tutela equivalenti a quelli italiani.
Nel caso di invio di un lavoratore in un Paese Extra UE non è, invece, possibile fare affidamento su un sistema uniforme tra il Paese di provenienza ed il Paese extra UE. Anche nei Paesi extracomunitari il datore di lavoro dovrà garantire livelli di tutela equivalenti a quelli previsti dalle norme di prevenzione del nostro Paese.

Le parti conservano la facoltà di scegliere la legge applicabile al rapporto di lavoro, ma, il datore di lavoro non può sottrarsi all’obbligo di predisporre le necessarie misure di sicurezza e di prevenzione in relazione all’attività e all’ambiente di lavoro, in grado di raggiungere il livello di protezione previsto dalla legislazione nazionale e in particolare dal D.Lgs. 81/2008.

📌 In conclusione, quand’anche si applicasse la normativa locale, la stessa dovrà comunque essere integrata con i principi che impongono la garanzia di livelli di tutela almeno pari a quelli previsti dall’ordinamento italiano.

La normativa applicabile in ambito salute e sicurezza

Art. 2087, Codice Civile
Vale in ogni caso la norma di chiusura dell’articolo 2087 del Codice civile che ricorda che:

L’imprenditore deve adottare le misure che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori.

Ciò significa garantire:

  • il rispetto del complesso delle disposizioni o misure necessarie anche secondo la particolarità del lavoro;
  • l’esperienza e la tecnica, per evitare o diminuire i rischi professionali nel rispetto della salute della popolazione e dell’integrità dell’ambiente esterno.

D.Lgs. 81/2008 – Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro
Viene richiesto al datore di lavoro di valutare tutti i rischi e di formare e informare il proprio personale su tutti i possibili rischi ai quali essi potrebbero andare incontro, includendo anche i cosiddetti rischi atipici esogeni, cioè quelle tipologie di rischio che non trovano origine nelle mansioni svolte (tra questi quelli relativi ai viaggi ed alle trasferte all’estero).

Legge 398/1987, Art 2 modificata dal D.Lgs. 151/2015, Art 18
Prevede che il contratto di lavoro per lavoratori italiani da impiegare o trasferire all’estero consideri:

  • un’assicurazione per ogni viaggio di andata nel luogo di destinazione e di rientro dal luogo stesso, per i casi di morte o di invalidità permanente;
  • il tipo di sistemazione logistica;
  • idonee misure in materia di sicurezza.

Legge 17 aprile 2015, N° 43 (misure per il contrasto al terrorismo), Art. 19-bis. – (Disposizioni in materia di sicurezza dei viaggiatori)
Il Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale, avvalendosi anche del contributo informativo degli organismi di informazione ai sensi della legge 3 agosto 2007, n. 124, rende pubblici, attraverso il proprio sito web istituzionale, le condizioni e gli eventuali rischi per l’incolumità dei cittadini italiani che intraprendono viaggi in Paesi stranieri.

Il rischio viaggio è safety o security?

A questa domanda – la cui risposta è facilmente ricavabile semplicemente dalla lettura ed interpretazione delle norme esistenti – ha dato un contributo interpretativo l’interpello 11/2016 che così argomenta rispetto al fatto che tali rischi possano considerarsi oggetto di security e non di safety con tutte le conseguenze in termini di responsabilità che ciò comporta:

La giurisprudenza

La giurisprudenza in merito – ed in particolare quella relativa al caso Bonatti – ha stabilito i seguenti principi:

  • necessità di valutazione del rischio specifico;
  • procedimentalizzazione della gestione del rischio;
  • informazione ai lavoratori;
  • vigilanza sull’assetto procedimentale individuato.

ISO 31030: il fondamento del Travel Risk Management per un viaggio sicuro

Lo standard di riferimento copre l’intero ciclo della gestione del rischio di viaggio, fornendo una guida completa per identificare, valutare e mitigare i rischi associati ai viaggi aziendali.

Il processo di Travel Risk Management (TRM) si appoggia sui seguenti passaggi:

  • identificazione dei rischi: la prima fase coinvolge l’identificazione di tutti i potenziali rischi associati a un viaggio. Questi possono includere minacce per la sicurezza, problemi sanitari, situazioni politiche instabili, eventi climatici avversi, problematiche legate ai trasporti locali o alle comunicazioni;
  • valutazione dei rischi dettagliata: prima di intraprendere un viaggio, è essenziale condurre una valutazione completa dei rischi. Questa valutazione dovrebbe considerare fattori come la destinazione, la situazione politica, la salute pubblica, il clima e altre variabili pertinenti. In base a questa valutazione, è possibile identificare i rischi specifici che possono sorgere durante il viaggio;
  • pianificazione anticipata: la pianificazione è cruciale per la gestione dei rischi. Una volta identificati i rischi, sviluppare un piano di mitigazione che includa procedure per affrontare ciascun rischio. Ad esempio, il piano potrebbe prevedere l’acquisto di assicurazioni di viaggio appropriate, l’assegnazione di un contatto di emergenza, la pianificazione di itinerari alternativi e l’istruzione dei viaggiatori su comportamenti sicuri;
  • formazione e sensibilizzazione: fornire formazione ai viaggiatori è un elemento chiave per la mitigazione dei rischi. I dipendenti dovrebbero essere informati sulle potenziali minacce e su come comportarsi in caso di emergenza. Questa formazione dovrebbe coprire argomenti come sicurezza personale, salute e benessere, e comportamenti appropriati in situazioni di crisi;
  • assicurazioni di viaggio: l’acquisto di assicurazioni di viaggio adeguate può essere vitale per coprire i rischi finanziari associati a situazioni come cancellazioni di viaggio, evacuazioni mediche, perdita di bagagli o ritardi. Le aziende dovrebbero valutare attentamente le polizze di assicurazione disponibili e scegliere quella più adatta alle esigenze dei loro dipendenti;
  • comunicazione e supporto durante il viaggio: mantenere una comunicazione regolare con i viaggiatori è essenziale. Fornire loro mezzi per segnalare eventuali problemi o emergenze in modo rapido e efficace, come linee dirette di emergenza o app di sicurezza per il viaggio. In caso di situazioni di rischio, è importante che i viaggiatori siano in grado di ottenere assistenza e supporto immediato;
  • monitoraggio costante: la situazione durante il viaggio può cambiare rapidamente. Pertanto, è importante monitorare costantemente i rischi e adattare il piano di mitigazione di conseguenza. Questo può comportare la revisione degli itinerari, la modifica delle prenotazioni o la messa in atto di misure di evacuazione in caso di emergenza;
  • sicurezza informatica: in un mondo sempre più connesso, è essenziale proteggere i dati e la privacy durante i viaggi. I dipendenti dovrebbero essere istruiti su come utilizzare in modo sicuro dispositivi e connessioni Wi-Fi pubbliche, e dovrebbero essere forniti strumenti per proteggere le informazioni sensibili;
  • Crisis Management Team: le aziende dovrebbero costituire un team dedicato alla gestione delle crisi. Questo team dovrebbe essere formato da individui esperti in sicurezza, sanità e logistica, e dovrebbe essere pronto a intervenire in situazioni di emergenza per coordinare le operazioni di evacuazione o soccorso;
  • documentazione e registrazione: tutti i dettagli relativi ai viaggi dovrebbero essere accuratamente documentati e archiviati. Questo può essere utile per scopi di registrazione e per analizzare le prestazioni del TRM al fine di apportare miglioramenti.

ISO 31030: la struttura della norma

La ISO 31030 può essere applicata da tutte le Organizzazioni di ogni settore ed è perfettamente integrabile anche con altri standard di gestione, tra i quali per affinità di tematica quello della ISO 45001.

La norma è strutturata in 10 capitoli:

  1. Scopo/Ambito
  2. Riferimenti e Regolamenti
  3. Termini e definizioni relativi agli standard
  4. Contesto dell’Organizzazione
  5. Gestione del rischio di viaggio
  6. Valutazione del rischio durante il viaggio
  7. Trattamento dei rischi di viaggio
  8. Comunicazione
  9. Monitoraggio e Revisione del programma di viaggio
  10. Reporting e monitoraggio del programma

Al testo del documento sono annessi anche sei allegati, precisamente:

  1. Annesso A (informativo) programma di gestione del rischio viaggi
  2. Annesso B (informativo) minori in viaggio privi di tutore legale
  3. Annesso C (informativo) considerazione sui viaggi durante catastrofi globali
  4. Annesso D (informativo) mappa di calore del rischio
  5. Annesso E (informativo) restrizioni al trattamento del rischio
  6. Annesso F (informativo) addestramento

Perché implementare un sistema di gestione ISO 31030 – Travel Risk Management

L’implementazione della ISO 31030 è di supporto ai datori di lavoro nella gestione delle numerose implicazioni legali in termini di gestione dei viaggi e trasferte, insieme alla normativa sulla sicurezza dei viaggiatori dell’Organizzazione Mondiale della Sanità o le linee guida dell’International SOS Foundation.

Facilita inoltre la conformità alle normative italiane vigenti, salvaguardando la sicurezza sul lavoro e adempiendo agli obblighi esclusivi, personali e non delegabili, di cui sono responsabili i datori di lavoro.

Sondaggio sul Travel Risk Management
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Ti chiediamo di compilare il seguente sondaggio per aiutarci a valutare come il Travel Risk Management può migliorare la tua sicurezza durante gli spostamenti.

Quanto spesso viaggi durante l’anno?*

Hai mai affrontato situazioni di rischio durante i tuoi viaggi? (Ad esempio: emergenze mediche, proteste, situazioni politiche instabili)*

Hai mai ricevuto formazione o istruzioni sulla sicurezza prima di partire per un viaggio aziendale?*

La tua Organizzazione ha adottato una procedura per la gestione del rischio viaggio?*

Quali tra questi rischi ritieni siano più frequenti nelle tue trasferte?*

Cosa pensi possa essere migliorato nel Travel Risk Management per rendere i viaggi più sicuri ed efficienti?

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