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La norma UNI ISO 45001 nei processi di approvvigionamento aziendale

approvvigionamento aziendale

Il tema degli approvvigionamenti appalti ed outsourcing si trova nella sezione dedicata al controllo operativo (sez. 8) degli standard ISO 45001 ed ISO 14001 che pongono come elemento fondamentale la seguente domanda:

Come si passa efficacemente da una valutazione del rischio ad una definizione ed attuazione delle misure di controllo operativo dello stesso?

Su questo punto, lo standard  richiede all’Organizzazione di individuare le operazioni e le attività connesse a rischi definiti per i quali sono necessarie misure di controllo e di pianificare tali attività ricomprendendovi la manutenzione, al fine di garantire che siano realizzate in specifiche condizioni.

La norma ISO 45001, in particolare, suggerisce in modo puntuale anche alcuni aspetti specifici di controllo operativo da affrontare tra cui:

  • operazioni a rischio
  • gestione dei cambiamenti
  • gestione degli approvvigionamenti (appalto ed outsourcing)
  • gestione delle emergenze

Quali sono i passaggi necessari?

Nella definizione degli aspetti inerenti la gestione degli approvvigionamenti occorre prendere in considerazione quali siano gli impatti che i fornitori, appaltatori ed outsourcer possono determinare sul sistema di gestione e quelli che possono subirne.

La finalità è quella di determinare, in funzione degli impatti e del grado di controllo o influenza possibile sui fornitori, una estensione dei principi del sistema di gestione dell’Organizzazione.

Per raggiungere questo scopo occorre:

  1. censire i propri fornitori definendone le caratteristiche (ad esempio fornitura di beni, fornitori di servizi in appalto, outsourcing);
  2. valutare e definire il tipo di impatto che gli stessi possono avere sugli obiettivi dell’Organizzazione e del sistema di gestione, anche in funzione delle caratteristiche dei beni servizi proposti;
  3. definire strumenti, tempistiche e modalità di controllo dei fornitori in funzione della significatività e delle caratteristiche degli impatti che gli stessi possono avere sul sistema di gestione;

Le tipologie di controlli sui fornitori dovrebbero considerare:

  • controlli in fase di qualifica iniziale;
  • controlli in fase di fornitura o di esecuzione;
  • controlli a campione di tipo sistematico (audit di seconda parte) in funzione della significatività del fornitore e del tipo di influenza che può avere sugli aspetti di salute e sicurezza.

Quali sono i problemi ricorrenti nella gestione degli approvvigionamenti?

Il punto della norma ISO 45001 ed ISO 14001 vede spesso una carente o incoerente applicazione. I problemi che più frequentemente si evidenziano sono:

  • mancanza di valutazione della significatività dei fornitori;
  • mancanza di coerenza dei controlli sui fornitori in funzione della significatività (sia in fase preliminare che in fase attuativa);
  • carente verifica critica della analisi dei documenti ricevuti dai fornitori per la qualifica;
  • mancata considerazione dell’outsourcing;
  • scollamento tra la funzione HSE e la funzione procurement nella definizione dei requisiti.
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