ISO 19011:2026: Novità e impatti sugli audit dei sistemi di gestione
La pubblicazione della nuova ISO 19011:2026 rappresenta un aggiornamento importante per tutte le organizzazioni che hanno implementato, o stanno implementando, un sistema di gestione.
La norma fornisce le linee guida per la pianificazione, conduzione e gestione degli audit dei sistemi di gestione e costituisce un riferimento trasversale per schemi come ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 50001 e, più in generale, per tutti i sistemi organizzativi basati su processi, obiettivi, rischi e miglioramento continuo.
Tabella dei Contenuti
Cos'è la ISO 19011:2026
La norma fornisce le linee guida per la pianificazione, conduzione e gestione degli audit dei sistemi di gestione e costituisce un riferimento trasversale per schemi come ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 50001 e, più in generale, per tutti i sistemi organizzativi basati su processi, obiettivi, rischi e miglioramento continuo.
È importante chiarire subito un aspetto: la ISO 19011 non è una norma certificabile e non introduce nuovi requisiti obbligatori per le aziende. Non è quindi prevista una “transizione” formale come avviene normalmente per le norme oggetto di certificazione.
Tuttavia, la nuova edizione rappresenta un riferimento utile per riesaminare e migliorare il modo in cui vengono pianificati e condotti gli audit interni, gli audit di seconda parte e le verifiche sui fornitori, rendendoli più coerenti con l’evoluzione delle organizzazioni e delle modalità operative.
Perché la nuova edizione è rilevante?
Negli ultimi anni il modo di lavorare delle aziende è cambiato profondamente. I processi sono sempre più digitalizzati, molte attività possono essere svolte da remoto, le evidenze sono spesso gestite tramite software e piattaforme cloud, e una parte significativa delle attività aziendali viene affidata a fornitori, consulenti, outsourcer o partner esterni.
In questo contesto, anche l’audit deve essere gestito con strumenti e criteri adeguati.
Non si tratta di cambiare la logica di fondo dell’audit, che resta basata su principi come evidenza, imparzialità, competenza, riservatezza e approccio basato sul rischio. La ISO 19011:2026 aggiorna e chiarisce soprattutto alcuni aspetti applicativi, con particolare attenzione ai metodi di audit a distanza, all’utilizzo di strumenti digitali, alla gestione delle informazioni e alle competenze richieste agli auditor.
Un audit efficace non dovrebbe limitarsi a verificare la presenza di procedure, moduli e registrazioni, ma dovrebbe aiutare l’organizzazione a capire se il sistema di gestione funziona realmente, se i rischi sono presidiati, se i processi producono i risultati attesi e se le attività affidate a terzi sono sotto controllo.
Audit a distanza e audit combinati
Una delle aree più rilevanti della ISO 19011:2026 riguarda l’ampliamento della guida sugli audit a distanza e sugli audit combinati, anche attraverso il recepimento dei contenuti della ISO/IEC TS 17012.
È opportuno precisare che la possibilità di svolgere audit in presenza, a distanza o in modalità combinata era già prevista nella precedente edizione. La nuova versione, però, fornisce indicazioni più ampie e strutturate su come pianificare e gestire correttamente queste modalità.
Per le organizzazioni questo significa valutare, già in fase di pianificazione, se un audit possa essere svolto a distanza, in presenza oppure con una combinazione delle due modalità.
La scelta dovrebbe tenere conto di diversi fattori, tra cui:
- obiettivi e campo di applicazione dell’audit;
- tipologia di processo auditato;
- rischi associati;
- disponibilità e accessibilità delle evidenze;
- possibilità di intervistare efficacemente le persone coinvolte;
- affidabilità degli strumenti tecnologici;
- tutela della riservatezza e della sicurezza delle informazioni;
- limiti specifici dell’audit svolto da remoto.
Per le Organizzazioni, questo comporta l’opportunità di definire criteri più chiari per gestire riunioni online, condivisione documentale, accesso ai sistemi informativi, sopralluoghi virtuali, raccolta di evidenze digitali e protezione delle informazioni trattate durante l’audit.
Sedi virtuali, evidenze digitali e affidabilità delle informazioni
La nuova versione tiene maggiormente conto del fatto che molte informazioni rilevanti per l’audit non sono più disponibili solo in luoghi fisici o in documenti cartacei, ma anche in ambienti digitali e sedi virtuali.
Oggi molte evidenze si trovano in gestionali, portali documentali, piattaforme cloud, dashboard, registrazioni elettroniche, log di sistema o strumenti collaborativi.
Durante un audit diventa quindi essenziale non solo verificare che l’evidenza esista, ma anche valutarne:
- affidabilità;
- completezza;
- tracciabilità;
- aggiornamento;
- integrità;
- pertinenza rispetto agli obiettivi dell’audit.
Questo aspetto è particolarmente rilevante per le organizzazioni che utilizzano sistemi di gestione integrati, processi fortemente digitalizzati, attività distribuite su più sedi o modalità di lavoro ibride.
La gestione delle evidenze digitali richiede inoltre attenzione alla riservatezza, alla sicurezza delle informazioni, alle autorizzazioni di accesso, alla conservazione dei dati e all’eventuale utilizzo di registrazioni, screenshot o altri strumenti di acquisizione delle informazioni.
Un approccio più operativo basato sul rischio
L’approccio basato sul rischio era già presente nella ISO 19011:2018 e resta un principio centrale anche nella nuova edizione. La ISO 19011:2026 ne conferma l’importanza e ne rafforza l’applicazione pratica nella gestione del programma di audit, nella scelta dei metodi e nella valutazione della fattibilità dell’audit.
Un programma di audit efficace non dovrebbe essere costruito solo per “coprire” periodicamente tutti i processi, ma dovrebbe tenere conto anche delle aree più significative per l’organizzazione.
Tra queste possono rientrare, ad esempio:
- processi critici per qualità, ambiente, salute e sicurezza o sicurezza delle informazioni;
- attività che hanno subito modifiche recenti;
- reparti o funzioni con non conformità ricorrenti;
- processi interessati da reclami, incidenti o risultati non soddisfacenti;
- attività affidate a fornitori o soggetti esterni;
- aree con impatti rilevanti sugli obiettivi aziendali;
- ambiti in cui l’audit a distanza presenta limiti o rischi specifici.
Più attenzione all’efficacia del sistema di gestione
Il focus sull’efficacia del sistema di gestione non è una novità assoluta della ISO 19011:2026, ma resta un elemento fondamentale da valorizzare nella conduzione degli audit.
Verificare che una procedura sia presente e applicata è importante, ma non sempre sufficiente. Un audit realmente utile dovrebbe chiedersi anche se quella procedura produce i risultati attesi, se aiuta a controllare i rischi, se consente di prevenire problemi e se contribuisce al miglioramento dell’organizzazione.
Questo significa che i rapporti di audit dovrebbero evidenziare non solo conformità e non conformità, ma anche:
- punti di forza;
- criticità gestionali;
- cause o fattori ricorrenti;
- opportunità di miglioramento;
- coerenza tra obiettivi, processi e risultati;
- efficacia dei controlli adottati.
L’audit può quindi diventare uno strumento più utile a supporto delle decisioni aziendali, della gestione dei rischi e del miglioramento continuo.
Competenze degli auditor: un tema sempre più strategico
La ISO 19011:2026 conferma l’importanza delle competenze degli auditor e di chi gestisce i programmi di audit, rendendo più espliciti alcuni aspetti oggi particolarmente rilevanti.
Oltre alla conoscenza delle norme di riferimento e del sistema di gestione auditato, diventano sempre più importanti competenze legate a:
• utilizzo di strumenti digitali e ICT;
• conduzione di audit a distanza o combinati;
• gestione e valutazione di evidenze elettroniche;
• comunicazione efficace in ambienti virtuali;
• valutazione dell’affidabilità delle informazioni;
• sicurezza e riservatezza dei dati;
• comprensione dei processi digitalizzati;
• capacità di valutare rischi, prestazioni ed efficacia dei processi.
Per le organizzazioni può quindi essere utile riesaminare i criteri di qualifica degli auditor interni e prevedere aggiornamenti formativi mirati, soprattutto per chi svolge audit su sistemi integrati, fornitori, processi digitalizzati o attività complesse.
Fornitori, terzi e attività esternalizzate
Il focus sull’efficacia del sistema di gestione non è una novità assoluta della ISO 19011:2026, ma resta un elemento fondamentale da valorizzare nella conduzione degli audit.
Verificare che una procedura sia presente e applicata è importante, ma non sempre sufficiente. Un audit realmente utile dovrebbe chiedersi anche se quella procedura produce i risultati attesi, se aiuta a controllare i rischi, se consente di prevenire problemi e se contribuisce al miglioramento dell’organizzazione.
Questo significa che i rapporti di audit dovrebbero evidenziare non solo conformità e non conformità, ma anche:
- punti di forza;
- criticità gestionali;
- cause o fattori ricorrenti;
- opportunità di miglioramento;
- coerenza tra obiettivi, processi e risultati;
- efficacia dei controlli adottati.
L’audit può quindi diventare uno strumento più utile a supporto delle decisioni aziendali, della gestione dei rischi e del miglioramento continuo.
Cosa dovrebbero fare le Organizzazioni?
Per le organizzazioni già certificate o in fase di implementazione di un sistema di gestione, la ISO 19011:2026 rappresenta una buona occasione per riesaminare il proprio approccio agli audit.
In particolare, può essere utile aggiornare o riesaminare:
- la procedura di gestione degli audit interni;
- il programma annuale degli audit;
- i criteri di pianificazione basati sul rischio;
- i criteri per scegliere audit in presenza, a distanza o combinati;
- i modelli di piano e rapporto di audit;
- le checklist utilizzate dagli auditor;
- le modalità di raccolta e gestione delle evidenze digitali;
- le regole su riservatezza, sicurezza delle informazioni e trattamento dei dati;
- i criteri di qualifica e mantenimento delle competenze degli auditor interni;
- le modalità di gestione degli audit sui fornitori e sulle attività esternalizzate.
L’obiettivo non è appesantire il sistema, ma rendere gli audit più utili, mirati e capaci di generare valore.
Un’opportunità per migliorare il sistema di gestione
La ISO 19011:2026 non deve essere letta come un ulteriore adempimento, ma come un’opportunità per rendere gli audit più efficaci e più coerenti con il modo in cui oggi le organizzazioni operano.
Un audit ben progettato consente di individuare tempestivamente criticità, valutare l’adeguatezza dei controlli, migliorare i processi, rafforzare la gestione dei fornitori e supportare le decisioni aziendali.
In un contesto in cui le organizzazioni sono sempre più digitali, interconnesse e dipendenti da soggetti esterni, disporre di un programma di audit solido è un elemento importante di governance.
Per questo motivo, le aziende che hanno già implementato un sistema di gestione, o che stanno avviando un percorso di certificazione, dovrebbero valutare l’aggiornamento dei propri strumenti di audit alla luce della nuova ISO 19011:2026.
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GruppoRES, con i propri consulenti e formatori qualificati, può supportare le Organizzazioni nell’aggiornamento delle competenze dei propri auditor interni, attraverso corsi di formazione sulla nuova versione della ISO 19011, e nell’aggiornamento degli elementi del sistema di gestione che lo richiedano, in linea con la nuova norma.
