I mitici anni ’80 ed i sistemi di gestione 2.0

Vi è mai capitato di vedere un sistema di gestione e fare un tuffo nel passato? A me capita non di rado e forse è utile una riflessione nel momento in cui ci si appresta a riconfigurare il proprio sistema di gestione secondo la High Level Structure e gli standard ISO 14001-2015 ed ISO 45001 -2018.

Sono infatti non rare le volte in cui una organizzazione sembra camminare più guardandosi i piedi per capire se sta camminando bene piuttosto che guardando avanti per capire dove vuole arrivare.

Il risultato è che si trovano sistemi di gestione, semplici o integrati, che sembrano parlare non dell’azienda ed all’azienda ma solo di chi ed a chi ne gestisce le procedure e le registrazioni.

Ecco qui otto semplici suggerimenti per capire se è ora di dare una svecchiata al sistema di gestione e reinterpretarlo in modo più moderno.

Immagino di parlare al responsabile di un sistema  di gestione pertanto mi rivolgo direttamente a te.

1) Fai tutto tu?

Certo questa è la cosa più banale ma è anche il primo segnale di qualche cosa che non funziona. Se il sistema di gestione gira intorno alla persona o alle persone che lo gestiscono, che scrivono le procedure, che fanno gli audit , che vanno ad elemosinare informazioni perché bisogna fare il piano degli obiettivi e il riesame della direzione  e non coinvolge per quanto di competenza gli specialisti degli altri settori allora non è un sistema di gestione.  Il responsabile del sistema di gestione deve essere il regista, il facilitatore, lo chef, il supporter. Spesso è la voce di uno che grida nel deserto. Abbiamo fatto una bella esperienza sul cambiamento di approccio dei sistemi di gestione integrati in una importante azienda e lo abbiamo proprio intitolato “Da controller” a “Supporter” Se ti interessa puoi guardare questo breve filmato tratto dai nostri Case History.

2) Hai ancora il registro delle leggi applicabili in excel ed aggiornato ogni 3 mesi?

E a cosa ti serve? Hai mai preso decisioni strategiche utilizzando quel registro per una valutazione di impatto della normativa sulla tua azienda e per predisporre un programma di attività? Se non l’hai mai fatto puoi fermarti qui nella lettura perché sicuramente il tuo sistema è in realtà semplicemente una registrazione di norme. Fatica non utile.

3) La non conformità è ancora un dramma per i tuoi colleghi e per  la direzione?

La tua direzione misura ancora il successo di un audit dal numero di conformità rilevate e i colleghi che “subiscono” un audit fanno a gara per evitare l’attribuzione a loro della non conformità perché anche su questo vengono valutati? Brutto segnale perché significa che l’audit non è percepito (e probabilmente non è utilizzato) come strumento di misurazione delle performance del sistema quanto invece di quelle delle persone. Il risultato di audit di questo tipo avrà sempre come conseguenza una statistica approssimativa dei problemi, una concentrazione sulla persona piuttosto che sul processo e sul trattamento piuttosto che sulla azione correttiva.

4) Scrivi più di quanto leggi?

Probabilmente significa che stai perdendo più tempo a cesellare la procedura o il report di audit o a fare data entry di informazioni piuttosto che ad analizzare l’andamento utilizzando degli strumenti agili che ti consentano di conoscere a fondo i tuoi processi e le loro performance. Chiediti sempre se quello che stai per scrivere aggiungere valore al processo a cui è riferito; ciò che non aggiunge valore ad un processo è spreco.

5) Avete il procedurificio?

Ogni ente aziendale ha le sue procedure ed il suo modo di procedurare? Per ogni non conformità o situazione la soluzione più facile è la procedura? Le procedure tutti sanno che ci sono ma poi se le legge solo chi le ha scritte? Le procedure sono ancora scritte fitte fitte di sole parole? E’ forse ora di passare ad un approccio alla scrittura più moderno  partendo dalla analisi dei processi piuttosto che dalla scrittura della procedura. Ci sono oggi strumenti informatici interessanti che consentono di automatizzare tanti passaggi e di scegliere  la modalità di visualizzazione preferita.

6) Il tuo sistema: Facile, veloce ed efficace?

Le tue procedure, le tue registrazioni, gli strumenti che utilizzi e che chiedi ad altri di utilizzare sono facili, veloci, efficaci? O la creazione di un nuovo modulo o di una procedura che non c’era è sempre il rifugio più sicuro per risolvere un problema? tutti gli elementi che compongono un sistema di gestione devono essere così: Facili perché chiediamo di usarli anche a persone che non sono specialiste e che quindi devono avere meno complicazioni possibili. Veloci perché se una cosa è veloce la faccio, mi fa risparmiare tempo e denaro e tutti sono contenti. Efficace perché devo essere sicuro di ottenere il risultato che mi aspetto e non uno diverso Quante volte il tuo sistema di gestione si è fermato a pensare a quale fosse il processo più facile veloce ed efficace per raggiungere un risultato? Quante volte si è fermato a pensare se vi fossero sovrapposizioni o ridondanze nei processi che anziché ottimizzare rendevano più pesante e complesso il tutto? Il tempo ed il denaro investito nel pensare a come semplificare e velocizzare è un investimento con un ritorno enorme.

7) L’analisi delle cause delle non conformità “disattenzione” o “errore umano” o “.. a causa dei recenti cambiamenti …”?

C’è ancora confusione sulla differenza tra trattamento o correzione ed azione correttiva? Probabilmente questo nasce dalla sottovalutazione del passaggio della analisi delle cause che non viene fatta sulle cause profondo, coinvolgendo i soggetti che possono aiutare in una analisi delle cause profonde. Ci sono tanti metodi per farla e non necessariamente devono essere utilizzati metodi complicati. La cosa che più facilmente si trova scritta  come analisi delle cause è “disattenzione” o “errore umano” e la azione correttiva inevitabilmente proposta è “formazione” e “sensibilizzazione”. In altri casi la motivazione di recenti cambiamenti viene interpretata come la causa più facile da individuare senza chiedersi però per quale motivo non si è riusciti a gestire il cambiamento anche in ottica HSE.

8) Dashboard cosa????

Tutta la gestione e la raccolta di dati dei sistemi non ha senso se non viene collettata in modo ragionato in una dashboard, un cruscotto che consenta di andare dal generale al particolare e viceversa al fine di capire le tendenze delle performance del nostro sistema di gestione e gli elementi che le hanno determinate. Perchè la direzione dovrebbe poter prendere decisioni sulla base di questi dati.