Un sistema di gestione è un insieme di regole e procedure, definito in una norma riconosciuta a livello internazionale, che una Organizzazione decide di applicare allo scopo di raggiungere determinati obiettivi. Esistono diversi sistemi di gestione a seconda del settore a cui si devono applicare, che consentono di tenere sotto controllo i propri processi e le proprie attività.
Per valutare l’allineamento del proprio modello organizzativo ai requisiti di uno standard è possibile condurre una Gap Analysis.
Che cos’è la Gap Analysis e quali attività/finalità comprende?
Analisi degli scostamenti: a che punto siamo? dove vorremmo essere? dove possiamo colmare il divario?
La Gap Analysis è uno strumento di valutazione che consente di determinare il divario (gap) tra la situazione reale e attuale rispetto alla realizzazione di un obiettivo e di risultati desiderati, dettami legislativi, requisiti normativi o standard internazionali, arrivando a capire la fattibilità di un determinato processo.
Quando è consigliabile condurre una Gap Analysis nei sistemi di gestione?
Quando approccio per la prima volta un sistema di gestione nell’ambito della mia organizzazione.
In questo caso la Gap Analysis dovrà essere particolarmente consistente perché avrà la finalità di individuare – nell’ambito del modello organizzativo aziendale- gli scostamenti rispetto ad un modello di riferimento di nuova applicazione e traghettare verso un nuovo modello organizzativo.
Questo tipo di Gap Analysis è consigliabile come passaggio preliminare rispetto all’inizio di un percorso di adozione di un sistema di gestione e di certificazione dello stesso in quanto consente anche di capire bene di che tipo di supporto consulenziale necessitiamo, di quale parte del sistema di gestione può essere affrontata con risorse interne all’azienda e quindi di indirizzare al meglio il budget disponibile sulle attività più significative.
Questo che può sembrare un costo aggiuntivo, in realtà si rivela utile per evitare di affidarsi a società di consulenza che offrono “pacchetti chiavi in mano” privilegiando invece quelle che offrono le attività necessarie all’ottenimento del risultato in un bilanciamento corretto tra attività internalizzate ed attività esternalizzate.
Quando devo effettuare una migrazione verso una nuova versione della norma di riferimento o ad altra norma.
In questo caso la Gap Analysis avrà come focus quello di valutare eventuali differenze rispetto ai requisiti degli schemi dei sistemi di gestione già presenti in azienda e di verificare che il deployment dei requisiti già presenti sia adeguato.
Quando mi rendo conto che il mio sistema di gestione, pur essendo conforme alla norma, non riesce ad essere uno strumento adeguato rispetto al tema del miglioramento continuo.
In questo caso la Gap Analysis sul sistema di gestione avrà come focus quello di individuare le modalità di funzionamento del sistema di gestione evidenziando quegli aspetti che ne impediscono una reale efficacia nell’ottica del miglioramento continuo.
Questo tipo di analisi è particolarmente rilevante in quanto punta l’attenzione sulla differenza tra un sistema “adottato” ed uno “efficacemente attuato”.
Quali sono le modalità di contenuti di una Gap Analysis?
Per condurre una Gap Analysis sui sistemi di gestione occorre, quindi, identificare innanzitutto l’area da analizzare e gli obiettivi da raggiungere. Quali sono le aree critiche del progetto? Quali sono le aree che necessitano di maggior controllo?
- Un team di esperti definisce una check list per pianificare l’analisi coerente con il motivo e con gli obiettivi per cui la stessa viene condotta.
- Viene effettuata una valutazione oggettiva della situazione reale e vengono raccolte le evidenze necessarie rispetto alla situazione e agli obiettivi fissati.
- Viene steso un report finale che riporta lo scostamento e le carenze riscontrate rispetto ai requisiti e le possibilità di miglioramento da attuare.
- Individuate le cause dello scostamento, viene definito il peso di ciascuna di esse al divario generato. Ogni Organizzazione ha i suoi criteri di classificazione e qualificazione delle possibili cause. Nel report sono presenti, inoltre, raccomandazioni e le misure da intraprendere per raggiungere quanto prefissato.
- Viene elaborato un action plan per colmare gli scostamenti evidenziati secondo un ordine di priorità. L’Organizzazione deve essere in grado di attuare le relative azioni correttive.
Quali sono i plus nei contenuti di una Gap Analysis nei sistemi di gestione?
Oltre ai contenuti citati sopra, è estremamente utile all’organizzazione che la commissiona – ai fini di predisporre un Action Plan coerente e dotato delle risorse necessarie che nella Gap Analysis ci siano:
- una definizione del livello percentuale di raggiungimento dell’obiettivo sul singolo punto esaminato (e non solo una indicazione di conforme o non conforme);
- una clusterizzazione dei gap in modo tale che sia chiaro se per la risoluzione occorre ad esempio realizzare procedure, creare strumenti di gestione, sanare aspetti tecnico normativi, fare formazione, creare interazioni tra funzioni, etc.;
- una indicazione per singolo gap dell’effort ipotizzabile.
La Gap Analysis è il punto di partenza per una pianificazione strategica di successo di un determinato progetto. L’Organizzazione sarà quindi in grado di modificare processi aziendali inefficaci e i punti deboli, adottando le misure necessarie.
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