Problematiche affrontate
Una rete di consultori familiare, Fe.L.Ce.A.F. Federazione Lombarda dei centri di Assistenza alla Famiglia, sparsa sul territorio lombardo intendeva adottare un sistema di gestione certificato ISO 9000. La specificità del servizio offerto, la diffusione territoriale, la presenza di molto personale volontario e le limitate risorse di tempo rendevano necessario un approccio personalizzato e poco invasivo).
Descrizione del progetto e soluzioni adottate
Partendo dal presupposto che in ogni Consultorio il tempo è ridotto e le risorse personali da dedicare al sistema sono di tipo volontario spesso gia’ impegnate in attivita’ di servizio, si è costruito un vero e proprio percorso di rete individuando momenti di formazione e consulenza condivisi col molteplice obiettivo di:
- capitalizzare e mettere a confronto le diverse esperienze dei consultori cosi’ da individuare le migliori prassi possibili;
- condividere i costi dei momenti del percorso condivisi;
- formare in maniera allineata e uniforme i referenti interni ai consultori che si sarebbero occupati di qualità;
- far sviluppare ai partecipanti al percorso competenze in materia di audit così poi da effettuare vicendevolmente audit e risparmiare risorse nella gestione di tale attività.
Il sistema di gestione costruito si è così caratterizzato:
- elevata informatizzazione non mediante software preconfezionati ma con costruzione di strumenti informatici ad hoc gestibili autonomamente dai consultori e fruibili anche da soggetti senza specifica preparazione informatica;
- autonomia del consultorio nella gestione del sistema senza eccessiva dipendenza dai consulenti grazie anche all’approccio di rete che ha consentito anche dopo la costruzione del sistema, lo scambio di pareri e consulenze interne favorito anche dal metodo di lavoro impostato dai consulenti sulla lettura comparata della norma e delle prassi;
- coinvolgimento degli specialisti professionisti (psicologi, consulenti, etc) soprattutto nella fase di organizzazione del servizio e della modulistica piu’ delicata quale ad es. la cartella sanitaria;
- approccio di rete anche alla certificazione: un unico ente RINA spa ha auditato in serie tutti i consultori aderenti trovando dei sistemi di gestione molto personalizzati ma fondati su un approccio comune ai processi ed ai servizi. Unico ente di certificazione per piu’ consultori ha significato riduzione dei costi di certificazione;
- approccio di rete e condiviso anche nei confronti degli organi di vigilanza (ASL) che trovavano quindi metodi di lavoro comuni a più consultori del territorio.
