In caso di dimissioni/licenziamento di un dipendente cosa bisogna fare con l’account di posta elettronica aziendale?
Gli account riconducibili a persone identificate o identificabili devono essere rimossi previa disattivazione e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale dell’azienda (e non eventuali account privati riferiti agli ex dipendenti).
Non è conforme la prassi di “reindirizzare” automaticamente i messaggi in transito sugli account riferiti a dipendenti il cui rapporto di lavoro sia cessato (o in ipotesi di non meglio precisata “sospensione” del rapporto stesso) su indirizzi di posta elettrica aziendale attribuiti ad altri dipendenti.
(Cfr. Trattamento effettuato sulle e-mail di dipendenti ed ex dipendenti – 30 luglio 2015 Registro dei provvedimenti n. 456 del 30 luglio 2015)
Videosorveglianza: posso installare le telecamere per controllare da remoto se i dipendenti lavorano correttamente?
Assolutamente no, perché lo statuto dei lavoratori vieta espressamente l’installazione di telecamere al fine di controllare a distanza l’attività lavorativa dei dipendenti.
Non è quindi ad esempio consentito al datore di lavoro di installare un impianto di videosorveglianza con telecamere orientate sulle postazioni lavorative e connettersi tramite smartphone, pc, tablet o mediante altri escamotage per verificare se il personale stia svolgendo correttamente il lavoro, se sta impiegando troppo tempo, se sta facendo attività poco inerenti con la professione, ecc.
Non è ovviamente altresì consentito utilizzare le registrazioni illecitamente acquisite per punire il lavoratore.
Si può consegnare una busta paga via mail senza preoccuparsi della privacy?
Questo aspetto coinvolge sia la disciplina del rapporto di lavoro sia la privacy. Per quando riguarda l’aspetto prettamente privacy, stante il fatto che il datore di lavoro deve aver prova legale della consegna al lavoratore del cedolino paga (ad esempio richiedendo risposta alla mail contenente il cedolino da parte del lavoratore destinatario), la prescrizione riportata in un interpello del ministero del lavoro è questa:
è possibile anche trasmettere il cedolino di paga come file allegato ad un apposito messaggio di posta elettronica, a condizione che venga inviato ad indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale
Questa prescrizione è condivisibile dal punto di vista privacy ai fini della tutela della riservatezza della comunicazione e tutelante per l’azienda, in quanto dovrebbe in linea teorica impedire l’accesso ai dati personali da parte di terze persone.
Dal punto di vista privacy si suggerisce la possibilità’ di procedere nel seguente modo:
- Redigere un modulo, per ciascun dipendente nel quale lo stesso sia libero di scegliere se continuare a ricevere la documentazione del cedolino paga in forma cartacea o via mail. Pertanto prevedere un consenso esplicito all’utilizzo della mail per tale finalità.
- Informare il dipendente, all’interno del modulo anche circa i suoi diritti e circa tutti gli altri elementi previsti dall’articolo 13 del codice privacy D.lgs 196/03.
- Far sottoscrivere all’interno del modulo un’autodichiarazione del dipendente nella quale attesti che l’indirizzo e-mail indicato è a lui intestato ed è a sua esclusiva lettura.
- Indicare all’interno del modulo che, nel caso si scelga la consegna via email, il lavoratore dichiara di avere un pc a disposizione e dichiara che puo’ stampare la propria busta paga scaricata online tramite email; in caso di mancanza di un pc valutare la possibilita’ di informare l’utente che gli verrà messa a disposizione una postazione in azienda da cui scaricare la posta elettronica e stampare il cedolino.
- Valutare l’adozione della misura di sicurezza “cifratura dei dati / protezione con password” del documento pdf inviato
- Per la parte di disciplina del rapporto di lavoro ci sono svariati interpelli nei quali il Ministero del lavoro riporta le procedure per la consegna della busta paga. Un confronto con i consulenti del lavoro e studio paghe sicuramente consentira’ di definire le procedure corrette.
(I principali riferimenti legislativi sono i seguenti: interpello n. 1/2008 Ministero del lavoro; interpello n. 13 del 2012 Ministero del lavoro)
