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Data Protection Impact Assessment, DPIA

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La protezione dei dati personali è diventata una priorità cruciale nell’era digitale, in cui la raccolta e l’elaborazione di informazioni sensibili sono sempre più diffuse.

In questo contesto, il Data Protection Impact Assessment (DPIA) emerge come uno strumento fondamentale per valutare e gestire i rischi associati al trattamento dei dati personali. Attraverso una metodologia strutturata, il DPIA mira a identificare e mitigare potenziali impatti negativi sulla privacy degli individui, garantendo al contempo la conformità alle normative in materia di protezione dei dati.

La sua adozione consapevole è essenziale per le organizzazioni impegnate nella gestione responsabile delle informazioni personali, contribuendo a promuovere una cultura di sicurezza e trasparenza nell’ambiente digitale sempre più interconnesso.

Che cos’è il Data Protection Impact Assessment

Il Data Protection Impact Assessment (DPIA), conforme all’articolo 35 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD) dell’Unione Europea (UE) 2016/679, rappresenta un fondamentale strumento giuridico e metodologico. Questo processo sistematico è concepito per valutare e gestire il livello di rischio per le informazioni personali in una Organizzazione, derivanti dal trattamento dei dati personali. Importante diventa l’identificazione dei rischi e i modi per minimizzarli il più presto possibile nel processo.

L’articolo 35 del GDPR stabilisce chiaramente che, qualora un tipo di trattamento, in particolare se utilizzando nuove tecnologie, sia suscettibile di comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il responsabile del trattamento deve effettuare una DPIA prima dell’avvio del trattamento. Questa valutazione deve includere una valutazione sistematica degli aspetti relativi alla protezione dei dati, considerando la natura, la portata, il contesto e le finalità del trattamento.

Inoltre, le Linee Guida del Gruppo di Lavoro dell’Articolo 29 (WP29), che è stato il predecessore del Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB), forniscono ulteriori dettagli sul processo di DPIA. Queste linee guida offrono orientamenti pratici e specifici, precisano infatti quando una valutazione di impatto sia obbligatoria, chi debba condurla, in cosa essa consista e la necessità di interpretarla come un processo soggetto a revisione continua.

Quando si effettua una DPIA e chi la deve condurre

La Data Protection Impact Assessment (DPIA) deve essere condotta prima dell’avvio di un trattamento dei dati che presenta un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Questo è specificato nell’articolo 35 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD) dell’Unione Europea. In particolare, la DPIA è richiesta quando il trattamento, in particolare utilizzando nuove tecnologie, è suscettibile di comportare un rischio elevato, e questo rischio non può essere mitigato da misure già adottate.

Il Titolare del Trattamento è incaricato di effettuare la DPIA. Il Titolare del Trattamento è l’entità o la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. La DPIA può anche essere condotta da un incaricato del trattamento designato dal responsabile.

La DPIA è un processo collaborativo, che coinvolge solitamente il responsabile della protezione dei dati (DPO), se designato.

Oltre a garantire la conformità al GDPR, la DPIA ha importanti vantaggi:

  1. incoraggia le migliori pratiche per la protezione dei dati fin dall’inizio, garantendo la protezione dei dati fin dalla progettazione;
  2. contribuisce a costruire fiducia con l’Organizzazione e con gli Interessati, garantendo la trasparenza del trattamento;
  3. aiuta a sensibilizzare l’intera Organizzazione sulla protezione dei dati e sui problemi di privacy che si possono riscontrare;
  4. riduce al minimo i rischi connessi al trattamento o comunque aiuta l’Organizzazione a individuarli e adottare i conseguenti strumenti per mitigarli.

Hai bisogno di aiuto?

Assicurati di completare le DPIA prima di implementare nuove tecnologie per l’elaborazione o intraprendere qualsiasi progetto che implichi la profilazione o che includa l’elaborazione dei dati personali su larga scala.

L’articolo 35 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) stabilisce che la DPIA è obbligatoria in particolare:

  1. per trattamenti che comportano una valutazione sistematica delle caratteristiche personali degli individui, basata su elaborazioni automatizzate, compresa la profilazione, e che possono influenzare decisioni che producono effetti giuridici significativi per la persona;
  2. per trattamenti che coinvolgono il monitoraggio sistematico su larga scala di una zona accessibile al pubblico;
  3. per trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati personali, come dati relativi a condanne penali o reati, o dati sensibili come quelli riguardanti la salute;
  4. per trattamenti che utilizzano nuove tecnologie o metodi di trattamento innovativi e che possono comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

L’obbligatorietà della Data Protection Impact Assessment (DPIA) dipende dalla valutazione del rischio associato a un determinato trattamento dei dati personali. Tuttavia, ci sono casi in cui la DPIA non è obbligatoria. Considerando l’articolo 91 del GDPR e le Linee Guida del Gruppo Art. 29, la DPIA potrebbe non essere necessaria, pur continuando a essere una buona pratica, nei seguenti casi:

  1. rischi non elevati: se il trattamento dei dati personali non comporta un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, potrebbe non essere necessaria una DPIA. Questa valutazione deve basarsi sulla natura, la portata, il contesto e le finalità del trattamento;
  2. valutazione pregressa già effettuata: se è stata già effettuata una valutazione del rischio nel contesto del trattamento specifico e questa copre in modo adeguato i rischi per la privacy, potrebbe non essere necessaria una DPIA separata;
  3. conformità con orientamenti approvati: se il trattamento fosse conforme a orientamenti approvati dalle autorità di protezione dei dati, potrebbe essere considerato a basso rischio, riducendo così la necessità di una DPIA;
  4. trattamenti meno sensibili: alcuni trattamenti di dati personali, che possono essere meno intrusivi o riguardare categorie di dati meno sensibili, potrebbero non richiedere una DPIA, ma ciò dipende sempre dalla valutazione del rischio specifica;
  5. fanno riferimento a norme e regolamenti, Ue o di uno stato Membro, per la cui definizione è stata condotta una DPIA.

Svolgi il ruolo di Titolare del Trattamento?

Ricordati di valutare attentamente le circostante specifiche del trattamento, se necessario consulta le autorità di protezione dei dati per determinare se un DPIA è obbligatoria o raccomandata per garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati. 

Come valutare l’impatto

Ecco alcuni passaggi chiave nel processo di valutazione dell’impatto:

  1. identificazione del Trattamento: definire chiaramente la natura, la portata, il contesto e le finalità del trattamento dei dati personali. Questo comprende la raccolta, l’elaborazione, la conservazione e la condivisione di dati;
  2. valutazione della Necessità e Proporzionalità: verificare se il trattamento dei dati è effettivamente necessario per raggiungere gli scopi prefissati e se è proporzionato rispetto agli obiettivi. Questa fase richiede un’esplorazione delle alternative meno invasive;
  3. valutazione dei Rischi per la Privacy: identificare e valutare i rischi potenziali per la privacy degli individui. Questo può includere la possibilità di discriminazione, perdita di controllo sui dati personali, violazione della sicurezza dei dati e altro;
  4. misurazione del Rischio: quantificare o qualificare i rischi identificati. Determinare la probabilità e l’impatto di ciascun rischio sulla privacy degli interessati;
  5. valutazione delle Misure di Mitigazione: proporre e valutare misure di mitigazione per ridurre o eliminare i rischi identificati. Queste misure dovrebbero essere integrate nel processo di trattamento dei dati;
  6. consultazione degli Interessati: coinvolgere gli interessati o i loro rappresentanti per ottenere informazioni sulla loro prospettiva e considerare eventuali preoccupazioni;
  7. approvazione da Parte del Responsabile del Trattamento: il responsabile del trattamento deve esaminare la DPIA e approvarla prima dell’avvio del trattamento;
  8. aggiornamento Periodico: la DPIA dovrebbe essere soggetta a revisioni periodiche, specialmente se ci sono modifiche significative nel trattamento dei dati o se emergono nuovi rischi.

È importante notare che la DPIA non è solo un esercizio di conformità normativa, ma un approccio proattivo alla gestione dei rischi legati alla privacy. La sua attuazione può contribuire a creare un ambiente di trattamento dei dati che rispetta i diritti degli individui e che è in linea con i principi fondamentali della protezione dei dati.

Esempi di DPIA

Vi proponiamo un paio di esempi di DPIA in cui grazie alla valutazione condotta, è stato garantito che il trattamento dei dati sia conferme al GDPR e che i rischi per la privacy degli individui siano stati adeguamente identificati e gestiti.

Caso: Sistema di Videosorveglianza in un Centro Commerciale

  1. Descrizione del Trattamento: implementazione di un sistema di videosorveglianza all’interno di un grande centro commerciale per migliorare la sicurezza.
  2. Rischi Potenziali: violazione della privacy dei visitatori, raccolta e conservazione eccessiva di immagini personali, rischio di profilazione non autorizzata.
  3. Misure di Mitigazione: limitazione della conservazione delle immagini solo per un periodo necessario, notifiche di videosorveglianza chiare, restrizioni sull’accesso alle registrazioni solo a personale autorizzato, crittografia dei dati.
  4. Consultazione degli Interessati: coinvolgimento dei visitatori e del personale del centro commerciale per raccogliere feedback e considerare le preoccupazioni.

Caso: Introduzione di un Sistema di Valutazione Automatica dei Crediti per una Banca Online

  1. Descrizione del Trattamento: implementazione di un sistema automatizzato per la valutazione del credito online che utilizza algoritmi avanzati per analizzare i dati finanziari e determinare l’approvazione del credito.
  2. Rischi Potenziali: possibile discriminazione basata su caratteristiche personali, mancanza di trasparenza nel processo decisionale, rischio di decisioni automatizzate che impattano negativamente gli utenti.
  3. Misure di Mitigazione: revisione umana delle decisioni del sistema, chiaro processo decisionale con spiegazioni trasparenti fornite agli utenti, monitoraggio regolare delle prestazioni del sistema per identificare e correggere eventuali errori.
  4. Consultazione degli Interessati: coinvolgimento degli utenti nel processo decisionale, fornendo loro la possibilità di comprendere e contestare le decisioni del sistema.

Sintesi e prospettive: il ruolo centrale della DPIA nella promozione della privacy e della conformità nel trattamenti dei dati personali

In conclusione, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) si configura come una pietra miliare nell’assicurare la tutela dei diritti e delle libertà individuali nel trattamento dei dati personali. Nel contesto di questa normativa, il modello di Data Protection Impact Assessment (DPIA) emerge come uno strumento imprescindibile. Attraverso la valutazione di impatto, le organizzazioni non solo rispettano i dettami legali, ma abbracciano un approccio proattivo nella gestione dei rischi per la privacy. La DPIA, quando incorporata nella prassi quotidiana del trattamento dei dati, diventa il baluardo contro possibili violazioni, promuovendo una cultura di responsabilità e trasparenza. È nell’equilibrio tra l’innovazione tecnologica e la protezione dei diritti fondamentali che il modello DPIA si rivela un pilastro, indicando il cammino verso una gestione dati etica e conforme alle norme di tutela della privacy. Ricordiamo che dovrebbe comunque essere previsto un riesame continuo della DPIA, ripetendo la valutazione a intervalli regolari e, più in generale, ogni qual volta il Titolare del trattamento effettui trattamenti che presentano rischi per i diritti e le libertà degli interessati.

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