I temi della analisi del contesto e degli stakeholders rispondono alle seguenti domande:
Come l’ambiente in cui operiamo può influenzare le nostre performance?
L’obiettivo è infatti quello di comprendere le questioni più importanti del contesto che influenzano o possono influenzare, positivamente o negativamente, il modo con cui l’Organizzazione affronta le proprie responsabilità.
Chi può influenzare o essere influenzato dal nostro sistema di gestione?
Nella definizione del quadro di riferimento dell’Organizzazione le parti interessate rilevanti per il proprio SG sono un elemento imprescindibile.
Una volta individuate tutte le parti interessate, l’Organizzazione deve individuare quali tra queste siano rilevanti per il SG; infatti quelle da coinvolgere per il proprio SG sono quelle:
- i cui interessi sono connessi con la sicurezza;
- che subiscono o potrebbero subire o determinare, impatti dalle decisioni e attività dell’Organizzazione;
- più rappresentative degli interessi che esprimono.
Quali esigenze ed aspettative mi richiedono di agire?
Le esigenze ed aspettative che considero rilevanti diventano obblighi di conformità.
La risposta alle due domande rende evidente il motivo per cui occorre indagare il modo in cui i processi di analisi del contesto e gestione degli stakeholder sono particolarmente rilevanti in quanto possono influenzare il modo con cui nascerà il sistema di gestione ed, in modo determinante, il risultato finale che riuscirà a raggiungere.
Quali sono i problemi ricorrenti nella analisi del contesto?
Il punto della norma ISO 45001 ed ISO 14001 vede spesso una carente o incoerente applicazione.
I problemi che più frequentemente si evidenziano sono:
- valutazioni generiche o esercizi di stile teorici ma disancorati rispetto alla realtà dell’Organizzazione;
- valutazioni scollegate dagli obiettivi e programmi e dal riesame;
- non considerare adeguatamente il modello di governance incluso il funzionamento dei processi decisionali e la modalità di organizzazione del servizio di prevenzione e protezione o la struttura dedicata alla gestione ambientale;
- non considerare nell’analisi alcuni aspetti rilevanti (ad esempio la struttura di Heinrich);
- non aggiornare l’analisi a fronte di cambiamenti impattanti.
Quali sono i problemi ricorrenti nella definizione degli Stakeholders?
I problemi che più frequentemente si evidenziano sono:
- parti interessate genericamente definite;
- parti interessate non prese in considerazione;
- esigenze o aspettative delle parti interessate considerate ma non adeguatamente prese in considerazione quale obbligo di conformità per pianificare il proprio sistema;
- divisione tra le aspettative degli stakeholders e gli obiettivi.
Cosa deve fare una Organizzazione per poter adeguare il proprio sistema di gestione?
L’Organizzazione, per poter adeguatamente gestire il processo relativo alla determinazione del contesto dovrebbe:
- individuare gli elementi del contesto interno ed esterno pertinenti alla propria Organizzazione;
- approfondirli e valutare quali impatti positivi o negativi possono avere rispetto agli obiettivi del proprio sistema di gestione;
- tenere conto di tali aspetti per orientare il proprio sistema di gestione (strategie, obiettivi, etc).
L’Organizzazione, per poter adeguatamente gestire il processo relativo alla determinazione del contesto dovrebbe:
- individuare le categorie di stakeholders pertinenti in maniera specifica e non generica;
- individuare il grado di interesse e di influenza che gli stakeholders possono esercitare o subire;
- approfondire quali sono le aspettative di questi stakeholders sia in termini di esigenze che di aspettative;
- definire le modalità con cui le aspettative degli stakeholders possono essere soddisfatte.
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